документы на подписание или на подпись

Описание страницы: эдо глазами налоговиков: что надо знать бухгалтерам и предпринимателям от профессионалов для людей.

Выездная налоговая проверка — и у вас требуют бумажные документы. Что учесть в такой ситуации? А как использовать разные виды электронной подписи при подписании документов? Об этом и многом другом нам рассказал начальник Управления электронного документооборота ФНС России Федор Новиков.

Планируется ли расширение видов формализованных документов для перевода в электронный вид?

  • Это один из пунктов Концепции развития электронного документооборота в России. Мы хотим двигаться поступательно. Сначала будем брать самые часто используемые документы, в ближайшее время планируем включить в их перечень транспортные накладные и договоры.

При проведении выездных налоговых проверок налоговая служба будет по-прежнему требовать бумажные документы или можно будет предъявлять электронные?

  • Мы работаем с теми документами, которые имеют юридическую силу. Минэкономразвития внес в правительство законопроект, в котором предусмотрен перевод бумажного носителя в электронную форму с уничтожением оригинала. Когда это станет обязательной процедурой в рамках закона, тогда налоговые органы будут использовать те документы, которые компании будут хранить в отсканированном виде. Таким образом, развитие контрольных мероприятий будет проходить параллельно с развитием законодательной базы.

Какие существуют риски при подписании договоров, приложений, дополнительных соглашений, датированных ранее подписанного соглашения об обмене электронными документами?

  • Соглашение об обмене электронными документами нужно, чтобы использовать либо простую, либо неквалифицированную электронную подпись. Если вы используете квалифицированную электронную подпись, то здесь никаких рисков нет. А если используете другой вид подписи, тогда вам соглашение необходимо.

Планируются ли законодательные изменения, касающиеся применения электронной подписи?

  • Да, простая электронная подпись, по мнению регулятора, мало защищена. Но она очень удобна, и никто не мешает вам ее использовать внутри компании и при взаимодействии между хозяйствующими субъектами. За исключением тех случаев, когда прямо прописано, что использовать нужно только квалифицированную подпись. Сейчас простую электронную подпись можно применять только при наличии соглашения. Учитывая активное развитие сервисов, государство будет более внимательно относиться к использованию этого инструмента для бизнеса. Этот один из важных вопросов, который мы планируем развивать.
Читайте так же:  взыскание суммы долга по договору займа

При подписании пакета документов одним архивом можно ли все документы, включенные в этот пакет, подписать одной электронной подписью?

  • При подписании документов в пакете схема такая: если все документы в этом пакете могут быть подписаны тем видом электронной подписи, которым подписан пакет, то вы сможете подписать весь пакет.

Но, к примеру, пакет документов — договор, акт оказания услуг и счет-фактуру — вы не можете подписать простой подписью. Потому что счет-фактура должна быть подписана усиленной квалифицированной подписью. А если вы все документы в этом пакете подпишете усиленной квалифицированной подписью, то это будет абсолютно правильно.

Если между оператором и поставщиком нет соглашения об обмене электронными документами, то считается ли документ, полученный по ЭДО, легитимным?

  • Соглашение влияет на признание и непризнание электронной подписи. Поэтому если вы подписали документ усиленной квалифицированной подписью и отправили его контрагенту, то этот документ является юридически значимым. Другой вопрос — сможете ли вы доказать, что контрагент его получил?

Как планируется урегулировать вопрос с нотариальным удостоверением или государственной регистрацией договора, заключенного в электронной форме?

  • С нотариатом мы будем общаться, у них будет своя электронная подпись. Ее можно будет использовать для утверждения документов. Выдачу электронных подписей будет осуществлять ФНС.

Как будет решаться вопрос с электронной доверенностью?

  • Документы должны подписываться следующим образом. Если от лица компании документы подписывает генеральный директор или сотрудник, который имеет право действовать без доверенности, то он использует для подписания электронную подпись, выданную ему ФНС или ЦБ. Здесь всё так же, как было ранее.

Если же документ подписывает сотрудник, который действует на основании доверенности, то он подписывает его как физическое лицо своей электронной подписью, полученной в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. И обязательно прикладывает к ней доверенность, которая подписана электронной подписью руководителя. Этот пакет документов направляется в электронной форме.

  • Чтобы использовать машиночитаемую доверенность, нужно, чтобы был утвержден ее формат. У ФНС, ПФР и ФТС свои форматы доверенностей. Для проектирования в учетных системах коллеги сформируют шаблоны, которые можно будет использовать при формировании доверенности. Но пока остается вопрос о прикладывании доверенности к каждому документу. Минцифры должно разработать и утвердить шаблон машиночитаемой доверенности для тех органов власти, которые не хотят сами его разрабатывать. Мы им предложили использовать наш формат. Надеемся, что в первой половине года мы этот инструмент внедрим.
Читайте так же:  арест кредитной карты судебными приставами

По вашей оценке, стоит ли ожидать обязательного перехода компаний на ЭДО?

  • Со стороны ФНС мы можем обозначить обязательный ЭДО для счетов-фактур, например. Что может послужить драйвером перевода на ЭДО компаний, которые еще не используют этот инструмент? Мы, конечно, попытаемся сделать все необходимые шаги для увеличения проникновения электронного документооборота. И пандемия коронавируса нам в этом смысле помогла.

За последние десять лет на ЭДО перешли всего 8–9% компаний, то есть количество компаний, которым привычнее бумажный документооборот, гораздо больше. Поэтому переломить эту тенденцию будет непросто. Я думаю, что это произойдет не раньше, чем в ближайшие два года.

Подлинность подписи: в каких случаях необходима

Свидетельствование подлинности подписи бывает необходимо и физическим, и юридическим лицам в самых разных ситуациях. Засвидетельствовать подлинность подписи можно практически на любом подписываемом документе. Свидетельствование подлинности подписи на документах необходимо, если требуется официально подтвердить, что документ подписан определённым лицом, как в случаях, прямо предусмотренных законом, так и в иных случаях. В частности, распространено свидетельствование подлинности подписи в ситуации, когда подписант не может лично подтвердить получателю документа его подписание (при отправке заявления или иного документа по почте, с доверенным лицом и др.).

Для физических лиц эта услуга актуальна, в частности, в случае, когда дело касается заявлений по наследственным делам (о принятии наследства, отказе от него и других), пересылаемых по почте или иным способом передаваемых нотариусу без личной явки заявителя, при подписании учредителем юридического лица заявления о регистрации юридического лица при создании (если учредитель не намерен лично представить данное заявление в органы ФНС России) и в ряде других случаев.

Для юридических лиц необходимость свидетельствования подлинности подписи является неотъемлемым этапом деятельности. Так, подлинность подписи свидетельствуется на заявлениях и уведомлениях в ФНС России в связи с регистрацией юридических лиц (в том числе изменений в сведения о юридическом лице, в его учредительных документах и др.), на банковских карточках (если их не заверяет сам банк) и т. д.

Читайте так же:  как выплачивается пенсия умершего пенсионера

В соответствии с требованиями статей 42 и 43 Основ нотариус, прежде чем засвидетельствовать подлинность подписи, обязан установить личность гражданина, чья подпись свидетельствуется, и проверить полномочия представителя, если за совершением этого действия обратился представитель физического или юридического лица. В этих целях нотариус проверяет документы, удостоверяющие личность гражданина (чаще всего это паспорт; удостоверяющие личность документы представляются только в подлиннике), а также документы, удостоверяющие полномочия представителя физического или юридического лица.

Документы, необходимые для свидетельствования подлинности подписей:

Для гражданина (физического лица):

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Для представителя физического лица:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

· документ о полномочиях представителя: свидетельство о рождении несовершеннолетнего ребёнка до 14 лет — для его родителей; документ о назначении опеки — для опекунов; доверенность или иная сделка, содержащая в себе доверенность, — в большинстве остальных случаев.

Для представителя российского юридического лица:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

· основной учредительный документ (обычно устав) организации — оригинал, копия, заверенная налоговым органом, либо копия, засвидетельствованная нотариально;

· выписка из реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Её может также получить и сам нотариус, если в момент обращения к нему работает сервис ФНС России по предоставлению электронных выписок из ЕГРЮЛ;

· протокол, решение или иной документ (в соответствии с положениями устава о назначении на должность единоличного исполнительного органа организации);

· приказ о назначении на должность главного бухгалтера, а также других должностных лиц, подписи которых необходимо засвидетельствовать в нотариальном порядке;

· в случае свидетельствования подлинности подписи представителя управляющей организации — аналогичные документы управляющей организации и договор об управлении.

В случае, если свидетельствуется подлинность подписи представителя иностранного юридического лица, нотариус проверяет полномочия представителя, исходя из той системы подтверждения полномочий, которая принята в соответствующем государстве. В числе подтверждающих документов могут быть различного рода выписки из торговых, коммерческих и прочих реестров; свидетельства, выдаваемые компетентными органами, протоколы заседаний органов юридических лиц, доверенности, договоры и др.

Читайте так же:  незаконная вырубка деревьев статья ук рф

Свидетельствуя подлинность подписи, нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, и законность его содержания, а только подтверждает, что подпись сделана определённым физическим лицом.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц). письменное полномочие, предоставляемое одним лицом другому лицу, на совершение сделки с третьим лицом действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

документы на подписание или на подпись
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here