как писать служебную записку образец

Описание страницы: служебная и докладная записки от профессионалов для людей.

Пожалуй, самой популярной из перечисленных является служебная, несмотря на некоторые сложности в определении ее статуса как документа. На практике очень многие организации поддерживают довольно обширную внутреннюю переписку именно с помощью служебных записок. Докладные записки менее популярны, т.е. в некоторых организациях направляют служебные записки и «по вертикали», и «по горизонтали» (и это несмотря на то, что докладная записка в числе официальных документов значится – имеет код по ОКУД, а служебная – нет).

Есть ли такой документ?

Как документ служебная записка не имеет официального статуса и не предусмотрена Общероссийским классификатором управленческой информации (ОКУД). Поэтому найти ее определение оказалось непросто. Краткий словарь видов и разновидностей документов (Главархив, ВНИИДАД, М., 1974) толкует служебную записку как записку о выполнении какой-либо работы, направляемой одним должностным лицом другому.

Реквизиты и бланк служебной записки

При оформлении служебной записки опирайтесь на рекомендации ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а конкретные правила оформления этого документа рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте организации.

Стандартная служебная записка содержит следующие реквизиты:

  • наименование вида документа (отмечено цифрой 1 в Примерах со 2 по 4),
  • дата документа (цифра 2 там же),
  • регистрационный номер документа (цифра 3 там же),
  • адресат (цифра 4),
  • ссылка на номер и дату документа (если записка пишется в ответ на запрос или в целях исполнения нормативного акта, см. пометку с цифрой 5 в Примерах 3 и 5),
  • заголовок к тексту (цифра 6),
  • текст документа (цифра 7 в Примере 4),
  • отметка о наличии приложения (если оно имеется, цифра 8 в Примере 5),
  • подпись (цифра 9 в Примере 4),
  • отметку об исполнителе, которая не обязательна (цифра 10 в Примере 4).
Читайте так же:  вид на жительство что это

Из-за того, что служебная записка является внутренним документом, в ней часто не оформляют такие реквизиты, как «место составления документа» и «наименование организации-автора» (указывая только подразделение). Если с первым изъятием можно согласиться, то со вторым – не стоит.

Дополнительно в ходе своего жизненного цикла служебная записка может приобрести:

  • резолюцию,
  • визы согласования документа,
  • отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

ГОСТ Р 6.30-2003 предлагает на рисунке Б.5 бланк конкретного вида документа, а именно – приказа. Возьмем его за основу, изменим вид документа («ПРИКАЗ» на «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»), уберем место составления (Москва), добавим наименование подразделения (при внутренней переписке это становится принципиальным) и получаем «стандартный» бланк служебной записки. Результаты наших манипуляций показаны в Примере 1.

Пример 1. Бланк служебной записки, сконструированный по ГОСТу Р 6.30-2003

Но нигде нет запрета на разработку собственных бланков служебных записок, с оформлением и расположением реквизитов в соответствии с принятыми в компании традициями (Примеры 2 и 3).

Пример 2. Бланк служебной записки организации – вариант 1

Пример 3. Бланк служебной записки организации – вариант 2

Дальнейшие примеры оформления служебных записок мы будем делать в более традиционном исполнении.

Когда и как пишется служебная записка?

На вопрос, в каких случаях пишется служебная записка, поможет ответить Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

П. 3.8.2 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом Федеральной таможенной службы от 18.10.2004 № 160)

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений … (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Читайте так же:  дополнение к акту налоговой проверки

Как написать служебную записку

Закон требований о том, как написать служебную записку, не содержит. И иногда это приводит к замешательству работника, впервые столкнувшегося с такой необходимостью. Как при работе по трудовому договору впервые в жизни. Так и при смене работы, трудоустройстве в новой организации (у нового работодателя).

Конечно, первым делом нужно узнать у кадрового подразделения, существует ли локальный акт работодателя (приказ, положение и т.п.) с требованиями к такого рода документу. Если их нет, в качестве образца можно воспользоваться нашим примером.

Пример как написать служебную записку

Служебная записка

о проведении встречи с представителем ООО “КрайВодСнаб”

Сообщаю, что 11.05.2022 г. в соответствии с Вашим поручением от 01.05.2022 года проведена встреча с представителем ООО “КрайВодСнаб”.

Участники встречи: со стороны ООО “КрайВодСнаб” – коммерческий директор Романов Петр Александрович, со стороны ООО “Сибит” – руководитель отдела по работе с клиентами ЮФО Андреев Руслан Викторович. Цель проведения встречи – ознакомление со сметой на производство строительных работ, заключение договора.

Результаты встречи: участники подписали договор строительного подряда № 47/12 от 11.05.2022 г. на сумму 1 250 000 (один миллион двести пятьдесят тысяч) рублей, по которому ООО “Сибит” берет на себя обязательство строительства и ввода в эксплуатацию линейного объекта – водопровода, а ООО “КрайВодСнаб” обязуется принять работу и оплатить ее стоимость.

Место проведения встречи: комната для переговоров в гостинице “Центр города”. Расходы на аренду комнаты и буфетное обслуживание составили 12 000 (двенадцать тысяч) рублей. Документы, подтверждающие расходы, прилагаю.

В связи с изложенным прошу возместить произведенные расходы.

  1. Договор на аренду переговорной комнаты гостиницы “Центр города” от 11.05.2022 г. с 15.00 час. до 19.00 час
  2. Чек оплаты еды и напитков от 11.05.2022 г.
Читайте так же:  чтобы выписаться из квартиры какие документы нужны

13.05.2022 г. Андреев/ Андреев Р.В.

Как оформить служебную записку

О правилах оформления служебной записки информацию мы разместили отдельно. Раскрыли требования ГОСТа о шрифтах, двусторонней печати, размерах полей и т.п. Если в Вашей организации руководитель не счел важными иные требования. И не оформил свои пожелания в виде локального нормативного акта. Тогда необходимо применять именно локальный акт и требования руководителя.

Служебная записка обычно никогда не оформляется на бланке организации. Справочные данные работодателя используют на письмах, которые предназначены третьим лицам. Поэтому записка начинается с адресата – кому. Это может быть руководитель организации (директор), начальник отдела (кадрового, бухгалтерии, где трудится работник) и т.п. Адресата составитель служебной записки указывает в крайнем правом углу листа. А в левом углу тот, кому адресована записка, поставит свою резолюцию. Составитель документы оставляет этот угол свободным от записей.

Что использовать за образец служебной записки

Содержание же докладной записки по любому вопросу структурировано:

  • адресат (должность, фамилия и инициалы)
  • от кого (должность, фамилия и инициалы)
  • оглавление (служебная записка о …)
  • обстоятельства-основание составить документ (поручение, приказ, проверка). Или общее – довожу до Вашего сведения, сообщаю и т.п.
  • вывод (просьба, требование) – в связи с изложенным …
  • приложение (при необходимости документально подтвердить факты)
  • дата и подпись с расшифровкой

По своему назначению и структуре документ очень похож на заявление работника. Например, заявление на очередной отпуск, на уольнение по состоянию здоровья и т.п. Тем не менее они разные. Заявление призвано способствовать работнику реализовать трудовые права. А служебная записка – инструмент взаимодействия внутри организации, чаще обусловлена деловыми целями.

как писать служебную записку образец
Оценка 5 проголосовавших: 1
Читайте так же:  как проходит поверка счетчиков воды на дому

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here