как составить должностную инструкцию

Описание страницы: учимся составлять должностную инструкцию от профессионалов для людей.

П одготовка должностной инструкции требует от работодателя не формального подхода, а тщательной проработки документа. Хорошо составленный документ позволит избежать конфликтов с работниками и лишних вопросов со стороны проверяющих. Расскажем, что предпринять и какими актами можно пользоваться, если вам дали задание составить черновой вариант инструкции. Пошагово покажем, кто и каким образом участвует в составлении и утверждении (подписании) должностной инструкции.

Организация совместного труда любых работников – будь то маленький офис или огромный завод – требует немалых усилий, четкой концепции и понимания того, как будут взаимодействовать отдельные штатные единицы и что, собственно, они будут делать.

Вопрос трудовой функции и ее наполнения конкретными обязанностями – краеугольный в трудовых отношениях. Что должен и не должен делать работник? Что работодатель вправе поручить ему выполнить? На что работник не подписывался и в каких случаях работодатель не вправе заставлять его что-то делать? Эти вопросы, несомненно, требуют внимательного рассмотрения и вдумчивого подхода при приеме сотрудника на работу.

Что считается изменением трудовой функции, а также когда можно изменять обязанности работника даже без его согласия, читайте в статье «Трудовая функция и изменение обязанностей работника: как не ошибиться» журнала № 7′ 2017

Часто возникают ситуации, когда сотрудник на работу принят, трудится продолжительное время, в трудовом договоре его должность прописана, однако детализации обязанностей в договоре нет. Должностная инструкция также отсутствует. Так может продолжаться довольно долго, но если от работника потребуется совершить какие-то действия, которые ему ранее не поручались, он может воспротивиться, мотивируя тем, что это не входит в его должностные обязанности. И данная ситуация весьма неприятна для работодателя, упустившего момент подробно детализировать все обязанности работника.

Читайте так же:  проверить по кувд в росреестре готовность документов

Во избежание подобных ситуаций мы настоятельно рекомендуем не игнорировать такой удобный и давно используемый сотрудниками кадровых служб документ, как должностная инструкция.

Как оформить должностные инструкции и ознакомить с ними работников, читайте в статье «Разрабатываем и утверждаем должностную инструкцию» журнала № 8′ 2015

Если должностной инструкции нет

Следует заметить, что ТК РФ не оперирует понятием должностной инструкции 1 . Согласно ст. 57 ТК РФ одним из обязательных условий для включения в трудовой договор является условие о трудовой функции. Трудовая функция – это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

В стандартном случае в трудовом договоре указывается общая ссылка, к примеру, на «работу по должности инспектора по кадрам в отделе персонала» работодателя. Полностью трудовые обязанности инспектора по кадрам в договор не включаются, поскольку считается, что это нецелесообразно, значительно увеличивает объем документа и влечет за собой необходимость в изменении трудового договора при любой, даже незначительной, редакции перечня обязанностей.

По сложившейся практике при отсутствии должностной инструкции круг трудовых обязанностей работника определяется с помощью описаний:

  • в профессиональных стандартах по профессии / должности;
  • Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих 2 (далее – Квалификационный справочник);
  • Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих (далее – ЕТКС) 3 .

В апелляционном определении Омского областного суда от 23.10.2013 № 33-6652/2013, рассмотревшего дело по требованию о восстановлении на работе сотрудника, уволенного за прогул, подчеркивается: «Несомненно, что основная характеристика труда содержится в трудовом договоре и должностной инструкции как локальном документе, определяющем правовой статус работника в соответствующей должности. Должностная инструкция ООО ПИК “ТехСвет” как профессиональным хранителем документации, регламентирующей организацию труда, представлена не была, в связи с чем на ответчика возлагаются неблагоприятные правовые последствия, связанные с данным процессуальным бездействием.

Читайте так же:  исключительное право на произведение действует

Устанавливая должностные обязанности истца и характер его трудовой деятельности, судебная коллегия считает возможным учесть положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, имеющего нормативного значение.

В указанном квалификационном справочнике должность “начальник отдела продаж” не поименована. Однако дана характеристика должности “начальник отдела сбыта”.

Участниками процесса не отрицалось, что трудовые обязанности истца были связаны с продажей осветительного оборудования. Таким образом, с учетом приведенной выше характеристики, а также на основе установленного факта нахождения В.А.П. в рабочее время в конкретном месте с конкретной целью, судебная коллегия расценивает отсутствие истца на рабочем месте и как связанное с исполнением трудовых обязанностей».

Инструкция «под должность» или «под работника»?

Безусловно, стандартное описание не учитывает специфику работы на каждом отдельном участке у конкретного работодателя. Должностные инструкции могут быть разработаны как в целом для всех работников, замещающих данную должность, так и персонально для каждого работника.

В обоих подходах есть свои плюсы и минусы. Рассмотрим их на примере, допустим, бухгалтерии, в которой числятся главный бухгалтер и четверо его подчиненных, занимающих должности бухгалтеров. Ниже представлены два варианта:

Как составить и ввести в действие должностную инструкцию?

Должностная инструкция – основной документ, который определяет трудовую функцию работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности за невыполненную работу. Поэтому, не смотря на то, что этот документ не является обязательным, иметь его работодателям рекомендуется. В данной статье, рассмотрим как составить и ввести в действие должностную инструкцию.

Как составить должностную инструкцию?

Порядок составления должностных инструкций нормативно-правовыми актами не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее составить, оформить и вносить в нее изменения1.

Читайте так же:  замена инн при смене фамилии через госуслуги

Должностную инструкцию можно составить в качестве приложения к трудовому договору или оформить в качестве самостоятельного документа. В статье рассмотрено оформление должностной инструкции в качестве отдельного документа.

Кем разрабатываются должностные инструкции?

Чаще всего, руководители организаций, поручают разработку должностных инструкций работникам кадровой службы. Учитывая, что кадровые работники, как правило, не знают всю специфику работы в конкретной должности, у них возникают трудности с четким описанием трудовой функции. Поэтому, чтобы грамотно составить должностную инструкцию, советуем кадровикам обратиться к руководителю того структурного подразделения, для сотрудников которого она разрабатывается. Ведь именно они знают всю специфику работы в конкретной должности. Работникам кадровой службы следует составить основу должностных инструкций, определить структуру и указать, что должно входить в их содержание, и, после ее составления руководителем структурного подразделения, проконтролировать, чтобы она соответствовала указанным требованиям.

Структура должностной инструкции

Структура должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

  • Общие положения. В данном разделе указывается к какой категории относится определенная должность (руководитель, специалист, технический исполнитель), устанавливается порядок назначения на должность и освобождения с нее, определяется подчиненность работника.
  • Квалификационные требования. В данный раздел включаются требования к определенному уровню профессиональной подготовки, указываются требования к стажу работы.
  • Должен знать. Здесь указываются требования в отношении специальных знаний по определенной должности (например, знание определенных технологий производства, знание порядка заключения договоров и т.д.) и знаний нормативно-правовых актов, применение которых потребуется при выполнении должностных обязанностей.
  • Должностные обязанности. Этот раздел должен быть наиболее подробным, так как в него включается перечень функций, которые поручается выполнять работнику по определенной должности. Должностные обязанности следует формулировать максимально четко, конкретно, с подробными разъяснениями.
  • Права. Данный раздел определяет полномочия работника, необходимые ему для выполнения возложенных обязанностей. Например, знакомиться с проектами решений руководства организации, вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы и т.д.
  • Ответственность. Здесь определяется мера ответственности работника за несоблюдение своих должностных обязанностей и требований законодательства.
Читайте так же:  можно ли давать серию и номер паспорта

Где можно взять квалификационные характеристики?

Квалификационные характеристики должностей, должностные обязанности, а также требования к знаниям, которыми должен обладать работник, советуем брать в квалификационных справочниках (например, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих). На это указали внимание специалисты Роструда в письме от 30.11.2009 г. №3520-6-1.

Данные справочники носят рекомендательный характер и являются помощником для работодателя при составлении должностных инструкций.

Исходя из специфики деятельности организации, перечень обязанностей работника по конкретной должности может быть расширен по сравнению с перечнем обязанностей, установленным справочником.

Какие положения нельзя включать в должностную инструкцию?

В должностную инструкцию нельзя включать положения об обязанности работника уволиться по определенным основаниям (например, по собственному желанию в случае падения производственных показателей), так как это не относится к трудовой функции работника.

Какие реквизиты должна содержать должностная инструкция?

Готовая должностная инструкция должна включать в себя следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • дата и номер;
  • гриф утверждения;
  • текст;
  • подпись разработчика;
  • визы согласования;
  • подпись работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.

Согласование, утверждение и введение в действие должностной инструкции

Перед утверждением должностную инструкцию желательно согласовывать с юридическим отделом организации (или корпоративным юристом). Он проконтролирует, чтобы инструкция была разработана в рамках законодательства. При необходимости ее можно согласовать с другими функциональными подразделениями организации. Утверждает должностную инструкцию руководитель организации, но он может передать эту функцию и другому должностному лицу. После утверждения инструкция вступает в силу и действует до замены на новую. Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. Только после ознакомления с ней положения инструкции становятся для работника обязательными.

1 Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 31 октября 2007 г. №4412-6.

Читайте так же:  покраска авто жидкой резиной
как составить должностную инструкцию
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here