когда введут электронные трудовые книжки

Описание страницы: электронные трудовые книжки: как они работают в россии от профессионалов для людей.

В России с 1 января 2020 года появился новый формат трудовых книжек — электронный. А до конца года сотрудники вместе со своими работодателями должны были определиться, в каком виде будут вестись их трудовые книжки.

Новшества, предположительно, должны были затронуть около 60 млн работников и 8,4 млн компаний, фирм и индивидуальных предпринимателей, уточнял ранее председатель Госдумы Вячеслав Володин. По данным на декабрь 2020 года, электронный формат трудовой выбрали более 4 млн россиян.

Объясняем, что именно изменилось.

Что такое электронная трудовая книжка?

Это полная база данных о карьере гражданина — его профессии, приеме на работу, переводе на новую должность, увольнении и любой другой информации от работодателя. Компании теперь получают возможность собирать эти сведения в электронном виде и каждый месяц передавать их в Пенсионный фонд России (ПФР). Хотя некоторые данные в электронную базу не попадут — например, о наградах работника.

Еще в начале обсуждения законопроекта в Минтруде подчеркивали, что переход на электронные трудовые книжки будет для работников бесплатным.

Когда изменения заработали? И как именно?

Закон вступил в силу с 1 января 2020 года.

До 1 июля 2020 года работодатель должен был сообщить сотрудникам, что они могут выбрать, как вести их трудовые книжки — в бумажном виде или электронном. Те, в свою очередь, до 31 декабря 2020 года должны были ответить, что выбирают. Переход строго добровольный.

Если вы ничего не решили, то компания продолжит вести бумажную трудовую. Вы сможете сохранить ее, даже сменив работу. То есть новый работодатель не должен навязывать электронную трудовую. Но и поменять бумажный вариант на электронный тоже можно в любой момент после наступления 2021 года.

Читайте так же:  налоговая шоссе энтузиастов

Если вы все-таки предпочтете электронный формат, то отдел кадров запишет это в трудовую книжку и вернет ее вам.

При этом у граждан, которые впервые начнут работать после 1 января 2021 года, будут только электронные трудовые книжки.

Какие документы мне тогда выдадут при увольнении, если я выберу электронный формат трудовой?

При увольнении работодатель выдаст справку о трудовой деятельности — в бумажном или электронном формате. В этом документе будут данные только о работе непосредственно у него. За бумажным подтверждением всего трудового стажа придется обратиться в ПФР или многофункциональный центр (МФЦ), в электронном виде сведения будут доступны на портале госуслуг.

Если вы выбрали электронный вариант трудовой, то бумажная при этом не теряет силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Ее нужно сохранить, так как она остается источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии изначально фиксируются только данные с 2020 года. Впрочем, уже с 2021 года работники смогут включить в электронную трудовую книжку записи о своем стаже за все предыдущие периоды, а не только с 1 января 2020 года. Для этого необходимо будет направить заявление в Пенсионный фонд.

Просмотреть же сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут через личный кабинет гражданина на сайте ПФР или портале госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

А если вдруг в ваших данных окажется ошибка, то можете сообщить об этом работодателю, и он должен будет все исправить.

А что если я вдруг не работал все то время, когда надо было определиться и выбрать вид трудовой?

Такой случай законодатели тоже предусмотрели. Например, вы ушли в отпуск по уходу за ребенком, временно не могли трудиться из-за длительного лечения или просто были безработным.

Читайте так же:  какие договора бывают при устройстве на работу

Право выбрать, как вести трудовую книжку, за вами все равно остается. Для этого нужно будет подать соответствующее заявление при первой возможности — при возвращении на работу или трудоустройстве на новое место.

Зачем нужно менять трудовые?

Во-первых, власти рассчитывают, что при внедрении электронных трудовых книжек работодатели смогут снизить издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных аналогов. "Этот закон даст возможность бизнесу освободить свои отделы кадров от излишних трудозатрат на ведение трудовых книжек работников в устаревшей бумажной форме. Это особенно важно для крупных предприятий с большим числом сотрудников", — заявлял Вячеслав Володин.

Во-вторых, цифровой формат позволит оптимизировать и ускорить документооборот.

И в-третьих, для работника должен снизиться риск потери трудовой. "Бумажная трудовая книжка может быть утрачена, подделана, или может не сохраниться информация о работодателе, и тогда возникает необходимость в восстановлении трудового стажа по довольно сложной процедуре", — объяснял в свое время бывший тогда премьер-министром Дмитрий Медведев.

Напомним, если человек потерял трудовую книжку, когда официально работал, то восстанавливать ее обязан работодатель. А вот если хозяин лишился ее, когда был безработным, то процесс восстановления рискует затянуться. В первую очередь гражданин должен обратиться на последнее место работы. Но если организация, например, обанкротилась или перестала существовать, то придется идти к работодателю, который был до этого, и так далее.

Централизованная электронная база должна помочь избежать таких трудностей. Как следствие, электронная трудовая сможет защитить от проблем с получением пенсий, если работники не смогут подтвердить свой стаж с помощью бумажной трудовой.

К тому же передача сведений в режиме онлайн должна облегчить и оформление для тех, кто работает удаленно, рассчитывают в правительстве.

Электронные трудовые книжки: когда и как нужно перейти

В России ввели электронные трудовые книжки. Теперь работодатели будут заполнять информацию о сотрудниках в электронном виде и отправлять её в Пенсионный фонд. Мы разобрались, сколько времени есть у работодателей, чтобы начать работать по-новому, и что нужно сделать в первую очередь.

  • Автор: Марина Сенинг
  • Редактор: Ирина Ситникова
  • Иллюстратор: Ivan Might
Читайте так же:  по какой полосе можно ехать в городе

С 1 января 2021 года работодатель должен отправлять в Пенсионный фонд информацию о своих сотрудниках в электронном виде.

Те, кто уже сейчас работает, могут оставить себе бумажную трудовую. Тогда работодателю придётся дублировать информацию: вносить её в бумажную трудовую и отправлять в Пенсионный фонд в электронном виде. На тех, кто будет устраиваться на работу впервые, бумажную трудовую заводить не нужно.

Что такое электронная трудовая книжка

То, что в народе назвали электронной трудовой книжкой, — это форма отчёта, которую работодатель должен отправлять в Пенсионный фонд в электронном виде. Этот отчёт дублирует информацию, которую раньше вносили в бумажные трудовые:

  • место работы;
  • период работы;
  • должность;
  • квалификацию;
  • даты приёма, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания для прекращения трудового договора.

Вся информация будет храниться на серверах Пенсионного фонда. Работник сможет посмотреть свою электронную трудовую книжку в личном кабинете на сайте фонда.

Что нужно успеть сделать до 2021 года

1. Расскажите сотрудникам об электронных трудовых книжках
До 30 июня 2020 года отправьте всем сотрудникам электронные письма с информацией о новых правилах ведения трудовых книжек. Сообщите, что работник может оставить свою бумажную трудовую. Приложите к письму бланки для ответа сотрудников.

2. Соберите от работников обратную связь.
До 31 декабря 2020 года сотрудники должны вам ответить, хотят ли они оставить бумажные трудовые, и написать об этом в заявлении. Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года, он может сделать это позже — ограничений по сроку нет. Тогда работодатель обязан продолжить вести его бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона № 439-ФЗ)

3. Измените внутренние документы.
Проверьте документы, в которых прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего распорядка обновите разделы «Приём на работу» и «Выдача сведений о трудовой деятельности».

Дополните раздел «Приём на работу»:

Читайте так же:  отказ от иска апк госпошлина

«…1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

  • трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность…».

Дополните раздел «Выдача сведений о трудовой деятельности»:

«…Обязанности работодателя.
4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае её наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

  • в период работы не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении — в день прекращения трудового договора.

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя [email protected] При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

  • наименование работодателя;
  • должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
  • просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
  • адрес электронной почты работника;
  • собственноручная подпись работника;
  • дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведётся трудовая книжка в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».

4. Установите программное обеспечение, чтобы отправлять данные в Пенсионный фонд.
Если вы пользуетесь программой 1С, ничего дополнительно устанавливать не нужно. В программе вы можете сформировать отчёт и отправить его в Пенсионный фонд.

Если у вас в штате меньше 25 человек, вы можете подавать отчёт в Пенсионный фонд на бумаге (п. 2.6 ст. 1 закона № 436-ФЗ).

Читайте так же:  госуслуги административные штрафы

Когда отчитываться в Пенсионный фонд

Работодатель должен присылать в Пенсионный фонд информацию о приёмах на работу, переводах и увольнениях сотрудников.

Когда Приём на работу Перевод Увольнение
2020 год Не позднее 15 числа следующего месяца. Например, вы приняли сотрудника на работу 5 марта. Отчёт в Пенсионный фонд нужно отправить не позднее 15 апреля Не позднее 15 числа следующего месяца Не позднее 15 числа следующего месяца
С 2021 года На следующий день Не позднее 15 числа следующего месяца На следующий день

Что будет, если не отправлять информацию в Пенсионный фонд

Если работодатель не будет отправлять в Пенсионный фонд информацию о приёме, увольнении или переводе сотрудников, получит штраф. Какой — ещё неизвестно. Пока нет закона, где указан размер штрафов. Госдума приняла законопроект только в первом чтении. Следить за судьбой законопроекта про штрафы можно на сайте Государственной Думы.

Памятка

С 1 января 2021 года работодатели должны отправлять в Пенсионный фонд информацию о приёме, увольнении и переводе сотрудников.

В течение 2020 года работодателю нужно:

  1. Рассказать сотрудникам об электронных трудовых книжках.
  2. Собрать от сотрудников заявления: кто хочет перейти на электронные трудовые книжки, а кто — оставить бумажные.
  3. Изменить нормативные локальные акты.
  4. Установить специальные программы, чтобы отправлять в Пенсионный фонд отчёты.

Если сотрудник захочет оставить бумажную трудовую книжку, работодателю придётся вести две книжки: бумажную и электронную.

В течение 2020 года отчёты в Пенсионный фонд нужно отправлять не позже 15 числа следующего месяца. С 2021 года — на следующий день после приёма на работу или увольнения сотрудника.

Если в штате меньше 25 человек, работодатель может отправлять информацию в Пенсионный фонд не в электронном, а в бумажном виде.

Задайте один или несколько вопросов — ваша бизнес-проблема станет темой для статьи в Жизе.

когда введут электронные трудовые книжки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here