общие требования к тексту документа

Описание страницы: требования к тексту документа от профессионалов для людей.

Общие правила оформления документов.

Требования к тексту служебных документов.

План:

1. Требования к тексту документа.

2. Нормы официально-делового стиля.

Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.

Для рационализации составления текста документы оформляются в виде анкеты (применяются для получения определенных сведений), таблицы (применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.), связного текста или комбинации этих форм.

Этапы составления документа:

1. Уточнение целесообразности, цели документа и круг вопросов, подлежащих разрешению.

2. Изучение законодательных актов, решений правительства, регулирующих порядок решения вопросов такого рода.

3. Сбор информации по существу поставленного в документе вопроса.

4. Составляют проект документа.

В практике делопроизводства сложились общие требования, предъявляемые к текстам документа:

— Краткость изложения. Тексты писем, факсов и др. документов не должны быть больше одной страницы, сложные предложения заменяются простыми, исключаются повторения и излишние подробности.

— Безупречность в юридическом отношении. Формулировки служебных документов должны быть точными, не допускающими двоякого толкования.

— Достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе. Т.е. непредвзятое описание и оценка событий.

— Полнота информации. Предполагается, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе.

— Тон служебного письма должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

— Если поводом для создания документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводят его полные данные.

Например:

В соответствии с Приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации учета особо ценных документов….»

При составлении текстов документов следует избегать тавтологий. Например: следует отметить следующее, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

В служебных документах должно быть ограничено наличие профессиональных терминов, в случае если его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение. Недопустимо использовать разговорные и устаревшие слова.

Читайте так же:  ипотека для молодой семьи в москве

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документа, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица (приказываю, предлагаю, прошу).

Используются также следующие формы:

— от третьего лица, единственного числа: решил (о) (в решениях);

— от первого лица множественного числа: решили, постановили, предлагаем.

Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания. Рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку.

Тексты большинства документов состоят из двух частей:

— вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

— основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Например:

В январе 2006 г. институт проводит конференцию «Проблемы НДС». Будут обсуждены проблемы исчисления и уплаты данного налога.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета Р.Д. Кореневский

Прошу выделить тыс. руб. на приобретение ПК для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организацию справочной работы. Количество ПК в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части:

Прошу принять меня на работу бухгалтером с 15 сентября 2006 года.

Текстовые документы должны удовлетворять требованиям, изложенным в ГОСТах 2.105-95, Р 6.30-2003.

Текстовый документ, выполняемый машинописным способом, должен иметь поля следующих размеров:

Левое – 30 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм, верхнее – 30 мм.

Первая строка текста оформляется с абзаца. Абзацный отступ равен пяти печатных знакам или 15-17 мм. С абзаца оформляется каждая новая мысль текста.

Читайте так же:  тинькофф взять кредит на карту

Для лучшего восприятия текст делится на абзацы. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив 5 печатных знаков. Тексты большого объема делят на разделы, подразделы, подпункты.

Разделы и подразделы внутри документа должны иметь заголовки. Пункты и подпункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов. Печатают их с заглавной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно 3-4 интервала (15 мм), а между заголовками раздела и подраздела – 2 интервала (8 мм).

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Пример:

1. Общие положения

Для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей, цифровой материал или какие-либо иные сведения текста могут быть оформлены в таблице. Ее помещают сразу под текстом, в котором она впервые упоминается или на следующей странице. Таблицу можно разместить и в приложении. Таблицы нумеруются арабскими цифрами, сплошной нумерацией. При переносе таблицы на другую страницу название помещают только над первой частью, а над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием ее номера.

Общие требования к тексту документа

Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы.

При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют отдельно. Всем частям дают наименования и присваивают обозначение документа.

Всем книгам дают наименование и присваивают порядковый номер.

Листы документа нумеруют в пределах каждой части, каждую часть начинают на листах с основной надписью по форме ГОСТ 2.104 и форме 3 ГОСТ Р 21.1101.

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Читайте так же:  транспортный налог на электромобиль в россии

Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой.

Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.

Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.

Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.

Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.

Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.

Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3,4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

В документе (части, книге) большого объема на первом (заглавном) листе и, при необходимости, на последующих листах помещают содержание, включающее номера и наименования разделов и подразделов с указанием номеров листов (страниц).

Читайте так же:  что такое одпу в квитанции за квартиру

В конце текстового документа перед листом регистрации изменений допускается приводить список литературы, которая была использована при его составлении. Выполнение списка и ссылки на него в тексте — по ГОСТ 7.32. Список литературы включают в содержание документа.

Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная. Допускается вместо сквозной нумерации страниц применять нумерацию страниц в пределах каждого раздела документа следующим образом:

Изложение текста документов

Полное наименование изделия на титульном листе, в основной надписи и при первом упоминании в тексте документа должно быть одинаковым с наименованием его в основном конструкторском документе.

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.

В тексте документа не допускается:

  • — применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
  • — применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
  • — применять произвольные словообразования;
  • — применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
  • — сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц, и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

общие требования к тексту документа
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here