оформление трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книжка — это документ, несущий в себе информацию гражданина о выслуге лет ,используется для измерения длительности трудового стажа, а так же для предоставления в Пенсионный Фонд РФ с дальнейшим формированием пенсионных выплат.

Когда оформляют трудовую книжку

Данный документ заводят сотруднику по истечении 5 дней с момента явления на рабочее место , так же срок оформления не должен превышать 7 дней со дня трудоустройства и заполняется в присутствии сторон. Работодатель осуществляет хранение ТК с момента приема на работу и до момента увольнения / перевода на другое место работы.

Порядок оформления ТК : общие положения и действия

В каждой ТК набит личный номер и серия, что исключает фальсификацию. В случае если гражданин впервые прибегнул к оформлению ТК , то всю ответственность за грамотное и точное заполнение первой (титульной) страницы несет предприятие (работодатель) . При некорректном внесении данных документ теряет свою юридическую и правовую силу. Для корректировки данных в необходимые графы ТК по установленному образцу вносят актуальные данные, либо в крайних мерах выдается заверенный подписями дубликат. Рекомендации по правильному заполнению ТК описаны в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Правила ведения ТК так же описаны в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003.

Нужно понимать, что для оформления ТК понадобятся следующие документы (оригиналы):

В начале оформляют титульную страницу, на которой отображают личные данные работника, исходя из представленных им документов, а именно :

• Ф.И.О.;
• Дату рождения (числами);
• Уровень образованности;
• Профессию на основании данных в дипломе;
• Личную подпись работника;
• Подпись лица, внесшего данные в документ;
• Печать предприятия.

Далее вносят рабочие сведения:

• Проставляют порядковый номер трудовой записи ( исх. из данных книги учета предприятия);
• Вносят дату приема на рабочее место;
• Полное или сокращенное название организации-работодателя (предприятия) , полные сведения о занимаемой должности ( с уточнением квалификации) ,подразделения. При необходимости вносят данные о переводе на другую должность либо увольнении. На внесение в графу изменений отводится 7 рабочих дней с момента оформления приказа,исключение составляет запись об увольнении, которую вносят в тот же день.
• Документальное обоснование записи — наименование приказа, дата выпуска и номер (строго в данном порядке).

Записи должны быть внесены разборчивым почерком, без помарок и исправлений, в полном виде. Недопустимы сокращения. Числовые сведения должны быть указаны арабскими цифрами, включая даты (пр. 19.05.2016). Для внесения данных используют шариковые и гелиевые ручки с повышенным влагостойким эффектом, синего, черного и темно-фиолетового оттенка.

Дополнительные сведения

В раздел сведений о работе может быть внесена дополнительная информация:

• По просьбе работника вносят данные о совместительстве, на основании документов, представленных другим предприятием. В таком случае ТК хранится по месту основного трудоустройства;
• Повышение разряда и квалификации , а так же данные о получении дополнительной профессии;
• Если предприятие было переименовано, так же вносятся данные с указанием документа послужившего основанием, для исключения расхождения в печатях при приеме и увольнении сотрудника.
• Если предприятие реорганизовано, то в разделе ставят отметку об увольнении работника и дальнейшем приеме на новое предприятие.

Раздел «Награждения»

Несет информацию о врученных дипломах,грамотах и званий работнику, котрые предусмотрены законодательством РФ и нормативными актами предприятия. В раздел не вносят благодарность выраженную устно, не фиксируют денежные премии, а так же грамоты без письменного обоснования (приказа) .

Правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книжка – основной документ работающего человека. Он содержит все сведения о местах работы и имеющемся стаже. Постановление правительства РФ № 225 регламентирует форму оформления и заполнения этого документа.

Основные правила заполнения трудовой книжки

При каждом трудоустройстве в книжку вносится соответствующая запись. Основные правила ее внесения:

1. Ведение учета информации производится в письменном виде – от руки шариковой ручкой синего или черного цвета.
2. Каждая строка обладает порядковым номером.
3. Первая страница содержит сведения о персональных данных сотрудника, которые сравниваются с паспортом при поступлении на должность.
4. На первой странице располагается подпись и печать кадровика, которым была заведена книжка и сделана первая запись.

Инструкция

Для заполнения трудовой требуется наличие следующих документов:

• паспорт или другое удостоверение, идентифицирующее личность владельца;
• диплом об образовании;
• журнал ведения учета движения документооборота;
• устав предприятия (свидетельство о регистрации индивидуального предпринимателя);
• печать с оттиском герба фирмы.

Сведения о местах трудоустройства вносятся по строчкам. В каждой из них прописывается следующая информация:

1. Номер строчки. Нумерация начинается с единицы и продолжается по целым числам. В ряде случаев разрешается вводить десятичные номера (например, при корректировке одинаковых строчек).
2. Вторая графа может включать даты заполнения приема, увольнения, перевода на другое место, изменения наименования должности или организации.
3. Далее оставляется основная запись.
4. Последняя графа содержит данные о документе, подтверждающем достоверность вносимых данных. При трудоустройстве – приказ о приеме на работу, при увольнении – приказ о прекращении действия или расторжении договора.

Этот раздел может содержать иные дополнительные события:

1. Записи о совмещении деятельности на нескольких местах работы.
2. Дополнительное образование.
3. Изменение наименования предприятия без переименования должности и места трудоустройства.
4. При реорганизации фирмы – информация об увольнении и зачислении на работу.

Внесение изменений и исправлений

Так как форма заполняется от руки, не исключается возможность возникновения ошибок. Трудовой кодекс РФ определяет правила исправления недостоверных сведений о работе.

Это требуется при следующих обстоятельствах:

• обнаружение неточных или неправильно оформленных строчек;
• наличие ошибок в персональных данных владельца, названии предприятия и т. д.;
• необходимость отмены действия события на основании судебного вердикта;
• обнаружение пропущенной записи (нарушение нумерации).

Корректировка выполняется в два этапа.

1. Отмена предыдущего события путем признания его недействительным.
2. Внесение достоверной информации в следующей строке.

Как оформить трудовую книжку при приеме на работу впервые

При первичном трудоустройстве вся информация вносится работником организации, отвечающим за прием персонала. После чего документ отдается на хранение в архив организации, где он находится до момента увольнения.

Оформление первого листа

Первая страница включает информацию о владельце. Последовательно вносятся следующие данные:

• Ф. И. О.;
• дата рождения;
• информация об образовании;
• наименование специальности по диплому;
• дата внесения информации;
• подпись владельца;
• подпись должностного лица;
• печать предприятия.

Пример заполнения первой страницы трудовой книжки:

Образцы записей в трудовой книжке

Все записи, вне зависимости от того, устраивается сотрудник по срочному договору или длительному, по совместительству или в качестве основного места работы, должны содержать реквизиты документа, на основании которого гражданин зачисляется или увольняется с должности.

О приеме на работу

Пример внесения записи о приеме на работу:

Запись о временном приеме на работу:

О переводе на другую должность

В ряде случаев может произойти смена места работы без увольнения. Независимо от того, производится перевод внутри предприятия или между организациями, в документ вносятся сведения о приеме гражданина на работу. Пример такой записи:

О переименовании должности

Запись о переименовании должности отражается в отдельной строке и содержит:

• порядковый номер;
• дату;
• пишется фраза «Наименование должности «…» изменено на «…»»;
• реквизиты приказа о проведении смены названия.

ВАЖНО! Если при этом у работника меняется список обязанностей, процедура выполняется путем заполнения строчки об увольнении и устройстве.

О переименовании организации

Запись о реорганизации также вносится в документ: «Предприятие сменило название с «…» на «…»». Однако такое возможно только при изменении именно наименования. Если вместе с этим меняется и тип компании, например, ООО было изменено в ОАО, оформляется строка об увольнении по соглашению сторон, а затем – о приеме.

Образец такой записи:

ВНИМАНИЕ! Если в трудовой книжке заканчивается свободное место, не заводится новая. Кадровая служба вклеивает вкладыш с чистыми страницами.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.