подшивка документов в делопроизводстве

Описание страницы: подшивка документов в делопроизводстве от профессионалов для людей.

Наталия КОНДАКОВА,

специалист по документообороту

Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях 1 (далее — Инструкция по делопроизводству) и гл. 6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций 2 (далее — Правила работы архивов).

Дела в организации заводят работники структурного подразделения, как правило, в начале каждого года в виде обычных папок-скоросшивателей. В течение года документы создаются и по мере их исполнения подшиваются в соответствующее дело (в соответствии с номенклатурой дел организации) 3 . Все дела (независимо от сроков их хранения) при заведении подлежат частичному оформлению 4 .

Частичное оформление дела при заведении его в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел 5 . На обложке дела указываются:

· наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

· наименование организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного в скобках);

· наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении);

· индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии со значением графы 1 «Индекс дела» номенклатуры дел);

· заголовок дела (в соответствии со значением графы 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)», утвержденной номенклатурой дел);

· год, в котором заводится дело;

· срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения значение из графы 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»).

Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Допускается оформлять реквизиты обложки с помощью технических средств на отдельном листе и наклеивать его затем на обложку дела 6 .

Читайте так же:  классификации несчастных случаев

Пример оформления обложки дела при его заведении в делопроизводстве

Министерство здравоохранения Республики Беларусь

Учреждение здравоохранения «10-я городская клиническая больница»

Дело № 1-5 Том № ____

Приказы главного врача по основной деятельности

дата (крайние даты)

На _________ листах

Хранить постоянно

После завершения делопроизводственного года дело «закрывается» (за исключением переходящих дел, которые ведутся в течение нескольких лет), новые документы в него не подшиваются, а само дело (в зависимости от установленных сроков хранения) подготавливается к передаче на хранение в архив организации либо для уничтожения.

Дела оформляются работниками структурных подразделений, в которых они были сформированы в году, следующем за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2016 году, должны быть оформлены в течение 2017 года.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению 7 , которое предусматривает следующие работы 8 :

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов в деле;

· составление внутренней описи документов дела;

· составление листа-заверителя дела;

· оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

· систематизацию документов дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются 9 .

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются таким образом, чтобы текст всех документов, дат, виз и резолюций на них мог свободно читаться. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. Все металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) удаляются из документов 10 .

Правила нумерации листов дела установлены п. 185 Инструкции по делопроизводству и п. 77 Правил работы архивов.

Читайте так же:  выезд ребёнка за границу без родителей

Все листы в деле (кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно) нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Нумерация с использованием чернил и цветных карандашей не допускается. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов, например: 15а, 15б.

К делам, заголовки которых неполно раскрывают содержание его документов, к делам, состоящим из документов, сформированных по видам и разновидностям (например, дело с приказами по основной деятельности или с протоколами собраний), целесообразно составлять внутреннюю опись документов дела 11 .

Во внутренней описи перечисляются все документы дела с указанием их порядковых номеров в деле, дат, индексов, заголовков и номеров листов, на которых расположен каждый документ. В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Читайте так же:  потерял паспорт где искать

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела.

Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись. Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле 12 .

Пример внутренней описи к делу с протоколами заседаний
экспертной комиссии организации

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.

Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.

Какая документация требует прошивания

Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.

Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:

  • Кадровые постановления.
  • Бухгалтерская отчетность.
  • Архивная документация.
  • Другие документы.

Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.

Читайте так же:  какие документы нужны для переоформления дома

Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.

Инструменты и подготовительная работа

Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.

Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:

  • Иголка и шило.
  • Дырокол.
  • Нитки или тесьма.
  • Файл сшивки.
  • Ножницы.
  • Канцелярский клей.

После подготовки всех инструментов нужно:

  1. Собрать все документы, нужной стороной и в правильном порядке.
  2. Проверить, чтобы на страницах не оставалось скоб и зажимов. Поскольку они могут помешать да и при последующем хранении они не нужны.
  3. Аккуратно сложить листы, иначе скрепленная пачка будет смотреться некрасиво, а область выбившихся страниц замнется. При объемном делопроизводстве для сшивания нитью применяется специальный прибор для выравнивания офисных документов.

Инструкция прошивки важных бумаг

Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.

Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.

Два прокола

Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.

Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.

Три прокола

Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.

Читайте так же:  протокол заседания аттестационной комиссии

Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.

Четыре прокола

Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.

Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:

  1. Нить пропускают в одно из средних отверстий с обратной стороны, а вытаскивают снизу через ближнее, первое свободное к краю.
  2. Затем нить пропускают еще раз через средний прокол, и выводят наверх через третье отверстие.
  3. После чего игла вводится в крайнюю свободную дырку и выводится на заднюю сторону через прошитый средний прокол.

Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.

Заключение

Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.

Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.

Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.

В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.

подшивка документов в делопроизводстве
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here